DSH-GAR-PNP-SOP-003 供应商动态管理办法¶

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编号 DSH-GAR- PNP-SOP-003 供应商动态管理办法发起人 PNP 发行日期 01/10/2025 编撰人 PNP 生效日期 01/10/2025 部门 PNP 版本 2.0 页数 1 of 8

~ 1 ~ 审批 Approval-Record 批准记录

Name 姓名 Position 职位 Signature 签名 Date 日期 Prepared by /Revised by 编写/修改人 Flora Zhang 张丽玲 Deputy Direct Material Procurement Manager
直接物料采购副经理

Checked by 审阅人 Jianmin Min
闵建民
Procurement Director
采购总监

Laura Gao 高晴
Head of Controls & Audit 内控内审负责人

Jun Li 李军 China Agri Deputy General Manager 粮油副总经理

Army Bian 卞军 GAR China Corporate Affairs & Public Relations Vice President 中国企业事务及公共关系副总裁 General Manager 中国粮油总经理

Approved by 批准人 Tom Wang 王毓灵 China CFO 中国区首席财务官

Dong Li 李东 China CEO 中国区首席执行官

文件控制流程负责人张丽玲，直接物料采购副经理审阅人高晴，内控内审负责人

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~ 2 ~ 修订历史日期修订目录描述批准人 01/05/2014 文件创建初版执行，规范直接物料供应商问题处置及退出机制。中国管理层 01/10/2025 文件修订 1、与现行已更新的SOP 同步，精简重复环节，提高执行效率； 2、整合《直接物料供应商问题处置与退出机制管理办法》《供应商登记和取消管理办法》《供应商清理管理流程》； 3、对直接采购与间接采购的工作差异化进行流程分项管理； 4、对工作表单进行修订，各个事业部标准化流程嵌入合规要求，统一数据口径和格式，确保不同事业部收集的核心数据字段一致。中国管理层

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编号 DSH-GAR- PNP-SOP-003 供应商动态管理办法发起人 PNP 发行日期 01/10/2025 编撰人 PNP 生效日期 01/10/2025 部门 PNP 版本 2.0 页数 3 of 8

~ 3 ~ 目录 1.目的 ............................................................................................................................................... 4 2.适用范围 ........................................................................................................................................ 4 3.职责 ............................................................................................................................................... 4 4.术语及定义 ..................................................................................................................................... 5 5.常规品质异常问题处理 ................................................................................................................... 5 6.供应商索赔 ..................................................................................................................................... 6 7.供应商退出 ..................................................................................................................................... 6 8.日常动态管理要求 .......................................................................................................................... 7 9.供应商退出的内部审批和系统清理 ................................................................................................. 7 10. 解释与生效 .................................................................................................................................. 8 11. 附件 ............................................................................................................................................ 8

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编号 DSH-GAR- PNP-SOP-003 供应商动态管理办法发起人 PNP 发行日期 01/10/2025 编撰人 PNP 生效日期 01/10/2025 部门 PNP 版本 2.0 页数 4 of 8

~ 4 ~ 1. 目的针对直接/间接物料供应商出现的质量异常、服务不到位，或是整改无效等问题，规范和整合供应商问题处置、供应商退出和取消登记等流程，明确退出标准与过渡方案，建立风险预警机制，确保供应链的稳定性。特制定本管理办法。 2. 适用范围本办法适用于与金光食品及粮油事业部（中国）建立合作关系的直接/间接物料供应商（不包括期货供应商、垄断行业供应商、指定供应商等）。 3. 职责职责品保 • 直接物料异常发送《品质异常评审单》及《纠正及预防措施通知单（CAR）》给采购； • 会同采购持续帮忙供应商提高品质绩效； • 会同采购对供应商进行现场稽核及专项审核； • 对供应商改善措施的有效性进行确认； • 涉及食品安全的供应商退出，品保具有一票否决权。采购 • 采购部作为商务主导部门，负责与供应商进行日常商务对接与沟通（各部门专业、技术沟通由各部门负责）； • 遇到品质异常时，采购部及时向供应商发出《纠正及预防措施通知单（CAR）》，督促其完成原因分析和制定改善措施。采购部负责回收供应商反馈的《品质异常评审单》及《纠正及预防措施单（CAR）》，转交品保等相关部门审核、由其审核通过后，存档； • 如需要时，采购部牵头组织公司内、外部相关部门参与品质提升会议，协同品保、生产运营等部门监督供应商改善措施的有效落实； • 参与问题供应商的评估工作，给予专业的建议； • 将索赔事项告知供应商，据理力争并跟踪至结案； • 采购部门与供应商可通过信息共享、订单下达前后及时沟通等方式，确保物资的及时供应,避免因为物资缺乏导致生产线停工等情况的发生； • 供应商处置方案的OA报批。运营（Food） /生产（Agri） • 因品质问题影响到生产计划的执行，由厂内相关部门（运营、行政、生产、工务等部门）提供《纠正及预防措施通知单（CAR）》，供应商需承担相关因品质、延迟交货等原因导致的调产、停产、召回等损失，具体涉及损失事项的数据由厂内运营部门协助统计； • 对于工厂间接采购出现的品质问题，由工厂相关团队（如工务、制造、行政、计划）发起，向采购部提供《纠正及预防措施通知单（CAR）》。研发 • 负责所需规格、标准、试验等相关要求的技术支持及解释。财务 • 负责供应商索赔金额的核算，出具准确的、合理的索赔金额。

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编号 DSH-GAR- PNP-SOP-003 供应商动态管理办法发起人 PNP 发行日期 01/10/2025 编撰人 PNP 生效日期 01/10/2025 部门 PNP 版本 2.0 页数 5 of 8

~ 5 ~ 4. 术语及定义 4.1 直接物料供应商一般指构成产成品组成的原物料及其包装物，其供应商在此办法中视作直接物料供应商。 4.2 间接物料供应商指提供不直接构成最终产品，但对生产、运营或维护过程起支持作用的物料或服务的供应商。间接物料包括：包装辅助材料、MRO 物料（Maintenance, Repair & Operations，即维护、维修和运行所需的物料与服务）、设施维护、IT 及耗材等。 4.3 食品安全（Food Safety）指食品无毒、无害，符合应当有的营养要求，对人体健康不造成任何急性、亚急性或者慢性危害。 4.4 常规品质不良指产品或服务不符合相关的质量验收标准或要求。直接物料的品质异常包括进料检验发现的不良、生产过程中发现的不良、原物料储存过程中发现的不良、风险监控发现的不良。 4.5 冻结（针对定期供应商清理）采购方暂时停止与某个供应商的合作或交易活动。通常是临时措施，双方通过协商解决问题或是重新开发考察及样品评估后，合作关系可能恢复。 4.6 风险评估相关部门（如采购、品保、运营、法务）发现供应商存在问题，就问题性质、影响范围、可能造成的损失等进行评估。 4.7 高风险物料通常指的是供应风险高的物料。其特点是：采购难度大、供应商数量少、市场波动性强、一旦供应中断会对企业生产经营造成严重冲击。 4.8 低风险物料通常指的是供应风险低的物料。其特点是：市场供应商众多、产品标准化程度高、采购容易、采购成本低、替代性强。 5. 常规品质异常问题处理 5.1 直接物料的品质异常 5.1.1 直接物料异常发现与问题处置品保根据制定的质量监督抽查流程对原物料进行抽查，检验初次不合格的，如涉及争议，必要时与供应商共同复检（除纸箱抗压及微生物）或第三方检测，如认定是供应商的责任，由采购通知供应商及时安排补货、退货或根据合同条款或公司规定进行折扣或补偿，同时品保将不合格信息以《纠正及预防措施通知单（CAR）》的形式反馈给采购，由采购通知供应商，要求供应商尽快查明原因且按整改措施进行改善，品保监督和验证整改效果。对不整改或改善效果不明显的供应商，由采购负责组织供应商、品保部门（必要时加入研发、市场、运营等部门）相关人员开启沟通会，确立合理的改善方案并按会议决议进行追踪。

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编号 DSH-GAR- PNP-SOP-003 供应商动态管理办法发起人 PNP 发行日期 01/10/2025 编撰人 PNP 生效日期 01/10/2025 部门 PNP 版本 2.0 页数 6 of 8

~ 6 ~ 5.2 间接物料的品质异常 5.2.1 间接物料异常发现与初步确认 5.2.1.1 仓库在收货时发现间接物料（如包装材料、耗材、工具等）存在外观破损、包装标识/ 规格与订单不符、数量短缺等情况。 5.2.1.2 使用部门在存储或使用过程中、发现性能缺陷等问题。对于造成食品安全隐患的，经使用部门主管评估，填写《品质异常评审单》及《纠正及预防措施通知单（CAR）》，记录异常现象（附照片/样品）、批次号、供应商信息等。 5.2.2 初步评估及处置相关部门与采购部门综合判断是否属于供应商责任（如运输损坏、来料不良）而非内部管理问题（如合同规格描述不清、存储不当），采购部门及时向供应商发送《品质异常评审单》及《纠正及预防措施通知单（CAR）》，供应商按要求填写包括根本原因分析、改进计划（如优化工艺与材质、加强出厂检验等），同时采购安排供应商及时进行补货、退货以及根据合同条款或公司规定进行折扣补偿。 5.3 除品质外的其它异常由使用部门主管评估和记录异常情况并提供给采购部门，作为对供应链溯源、后续供应商考核、汰换的依据。 6. 供应商索赔合同中明确规定了索赔的计算方法，那么双方应按照合同约定的方式进行计算索赔，以事实为依据。如生产中，由员工发现物料中存在异物等，经过工厂品保经理、制造经理、财务经理、厂长（Food） /总经理（Agri）等共同确认，由工厂财务提供相应的索赔金额。采购部据此形成索赔报告，报告具体内容一般涵盖索赔主体、索赔依据和索赔内容（核心），例如直接物料成本、耗材成本、制造费用、管理费用、召回费用、工期延误补偿等。 7. 供应商退出 7.1 供应商自身原因退出供应商自身原因包括：如经营困难、战略调整、资金链问题、遇到意外和自然灾害等不可抗力的原因造成无法履约等情况，供应商应书面说明退出原因，以便采购部门及时采取应对措施，开发第二供应商或者寻找替代原物料，同时与退出合作的供应商完成相应的索赔或交接工作。 7.2 供应商绩效考核不合格 7.2.1 直接物料：因年度绩效考核被评为C 级的公司（Food），以及被评为D 级的公司（Agri），进入供应商退出的审批机制。参考《直接物料供应商绩效考核管理办法》（Food）及《供应商评估、管理程序》（Agri）。 7.2.2 间接采购因品类分散（如 MRO （Maintenance, Repair & Operations）、行政物资、服务类等）、价值衡量维度多元（非直接关联生产效率），尚未设立考核办法。采购部将对高价值/ 高风险的间接物料（如设备核心备件）采购或质量问题多发的/出现一次重大事故（如造成生产

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~ 7 ~ 停顿或安全事故）/针对《纠正及预防措施通知单（CAR）》要求，未能有效整改或超期未回应的供应商，上报对应的采购委员会决议处置方案。 7.3 一票否决包含但不限于下述达到一票否决条件的状况，经管理层决议后，该供应商无论当前绩效如何，立即取消其供货资格并通知品保部从AVL 中移除，采购部负责列入黑名单，永不合作；并在SAP 系统中对该供应商主数据进行冻结。 7.3.1 发生重大食品安全和品质异常事件； 7.3.2 出现严重影响公司正常运营及市场声誉的恶性事件； 7.3.3 有诚信问题，如以次充好、欺诈，篡改文件； 7.3.4 违反Supplier Code of Conduct 金光集团采购职业道德守则的行为； 7.3.5 未获得我方允许擅自委外加工无故不执行合同或延迟交货等； 7.3.6 其它达到一票否决条件的状况（视具体情况由管理层决议）。 8. 日常动态管理要求 8.1 供应商冻结 8.1.1 出现以下情况时，采购部应冻结其合格供应商资格： 8.1.1.1 买卖双方中任意一方产品下市，供应商多次未中标后弃权参标，供应商产能或资金紧张或物料采购不到位以及不可抗力等因素出现短期交货延时； 8.1.1.2 按SKU 区分，因质量问题被评为C 级供应商； 8.1.1.3 成本竞争优势不明显，三年未中标； 8.1.1.4 供应商配合度较差。 8.1.2 采购部可以提交供应商冻结OA，审查完成后，针对直接物料的供应商还需通知品保部对 AVL 进行清理。低风险物料简化流程，一年清理一次。 8.2 （被冻结）供应商供货资格恢复当供应商整改完成、前期问题解决、不可抗力因素消除或采购需求调整需要恢复其供货资格时，由采购发起解冻申请并组织相关部门重新评估。针对停供三年（含）以上的供应商，其解冻所需资料等同于新供应商创建所需资料；而对于停供不足三年的情况，仅需附上风险评估报告（邮件）、《品质异常评审单》及《纠正及预防措施通知单（CAR）》。 9. 供应商退出的内部审批和系统清理 9.1 当出现触发合格供应商退出机制的情况时，采购部负责提交供应商冻结OA。 9.1.1 对公司生产及成本有重大影响的现主要供货商资格取消时，采购须召集相关部门（采购/供应商管理委员会）会议讨论并达成一致意见后执行，如棕榈油、包膜、面粉、纸箱、香辛料、脱水蔬菜、调料包、正己烷、编织袋、PET 瓶等主要供货商（包含但不限于列出的品类）。 9.1.2 采购经办人须根据实际状况告知财务准备冻结的供应商相关订单/交期/数量/应付账款等信息以便财务预估货款结付完毕的时间，或建议能够执行系统内停用的时间。 9.1.3 因供应商名称重复，账目余额转移等需要永久或是长期停用该供应商时，采购与财务书面沟通后，确定财务结清日期再提交供应商退出OA。

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~ 8 ~ 9.1.4 OA 审批通过后，正式启动供应商退出程序。IT 在SAP 中对该供应商进行取消/冻结。针对退出的直接物料供应商，采购还需同步通知品保，将其从AVL《合格供应商名录》予以删除。 9.1.5 供应商资格取消所需资料（线上执行）：《供应商注册及维护信息表》、绩效考评、风险评估报告（邮件）确认、审计报告（如有）、《品质异常评审单》及《纠正及预防措施通知单（CAR）》。 9.2 清理不活跃供应商的原则采购部负责主导对不活跃供应商的清理工作。出现以下情况时，该供应商应纳入清理范围： 9.2.1 三年（含）以上无交易的供应商； 9.2.2 因厂商联系人、地址及名称变更或注销等原因而无法联系的供应商； 9.2.3 厂商表示不愿进行后续合作的供应商； 9.2.4 因各种原因，采购确认将来不会再与之发生业务的供应商； 9.2.5 余额为零并且无库存：供应商与我公司无付款争议及遗留事项，已结清账款且账面余额为零，并且已无库存的供应商。 10. 解释与生效 10.1 本办法自颁布之日起生效，员工需严格遵守公司制度流程的要求，否则将根据公司《员工手册》中的相关规定予以处分。 10.2 总部采购负责本管理办法的解释。 11. 附件附件1：《品质异常评审单》附件2：《纠正及预防措施通知单（CAR）》