DSH-GAR-PNP-SOP-001 间接采购供应商开发及维护管理办法¶

最后变更：2026-09-20 09:14

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编号 DSH-GAR-PNP-SOP-001 间接采购供应商开发及维护管理办法发起人 PNP 发行日期 01/04/2025 编撰人 PNP 生效日期 01/04/2025 部门 PNP 版本 3.1 页数 1 /19

~ 1 ~ Approval Record 批准记录

Name 姓名 Position 职位 Signature 签名 Date 日期 Prepared by /Revised by 编写/修改人 Hailin Yang 杨海林 Procurement Manager 采购经理

Checked by 审阅人

Jianmin Min 闵建民 Procurement Director 采购总监

Laura Gao 高晴 Controls and Audit Director 内控内审总监

Kabin Su 苏政华 China IT Team Leader 中国区 IT 负责人

Army Bian 卞军 GAR China CA & PR Vice President/General Manager 中国区企业事务及公共关系副总裁 /粮油总经理

Approved by 批准人 Tom Wang 王毓灵 China CFO 中国区首席财务官

Dong Li 李东 China CEO 中国区首席执行官

文件控制流程负责人杨海林，采购经理审阅人闵建民，采购总监；高晴，内控内审总监

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修订历史日期修订内容描述批准人 01/01/2015 文件创建初版执行，规范供应商开发流程中国管理层 10/10/2016 文件更新 1. 加入供应商注册及维护/间接供应商开发/供应商资格取消/考察前技术澄清会/配方提供等内容； 2. 根据所加内容调整相关内容描述/流程图/表单等。中国管理层 01/04/2025 文件更新 1. 针对粮油和食品事业部制定间接物料采购供应商开发及维护流程，涉及直接物料采购相关内容将单独制订规定； 2. 更新供应商管理过程中交付的文件； 3. 增加供应商考察评估内容及管理要求； 4. 删除供应商资格取消内容，相关内容合并到《供应商清理管理流程》等文件中。中国管理层

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目录 1. 目的 .......................................................................................................................................................... 4 2. 范围 .......................................................................................................................................................... 4 3. 职责 .......................................................................................................................................................... 4 4. 术语及定义 ............................................................................................................................................... 4 5. 间接采购供应商开发 ................................................................................................................................. 5 6. 供应商注册审核及信息维护 ...................................................................................................................... 9 7. 流程图 ..................................................................................................................................................... 11 8. 解释与生效 ............................................................................................................................................. 13 9. 附件 ........................................................................................................................................................ 13

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~ 4 ~ 1. 目的为规范供应商开发、登记及维护过程，特制订本供应商开发及维护管理办法。 2. 范围适用于金光集团中国粮油和食品事业部间接采购类供应商的开发、注册及维护过程。 3. 职责部门职责采购部 1. 制订供应商开发计划并主导供应商开发相关工作； 2. 供应商寻源以及初审供应商资质； 3. 供应商实地考察、内外部沟通及考察时对供应商商务能力进行评估； 4. OA 中 “供应商管理流程”发起注册及维护申请； 5. 采购部申请人确保注册及维护申请时审核人符合核决权限的规定； 6. 审核供应商提供的相关文档确保其完整性及有效性； 7. 根据各部门审核结果，完成供应商开发流程； 8. 对已有供应商信息变更的真实性审核。工务部/工程部等技术部门 1. 运营相关设备、备件类采购，提供技术支持； 2. 对相关参数、性能等指标进行复核与补充； 3. 参与供应商现场考察并对供应商技术能力进行评估（根据5.4内容，视需）。财务部负责提供新供应商在SAP 中 “统驭科目”代码并参与供应商开发审核。需求部门提供已核准且清晰的采购需求，根据5.4 的规定参与供应商的考察。法务部供应商名称变更时，评估名称变更带来的法律风险。 BPC 参与对IC（集团投资委员会）批准项目的实地考察。 Helpdesk 负责在SAP 系统中操作合格供应商的注册、扩展、变更、停用、解冻等。 4. 术语及定义 4.1 CA (Confidentiality Agreement)：保密协议。 4.2 OA (Office Automation)：企业办公自动化系统。 4.3 SAP：企业资源规划系统，即ERP。 4.4 SICAR (Supplier Investigation Comprehensive Assessment Report)：供应商实地考察综合评估报告。 4.5 Helpdesk：SAP 支持团队。 4.6 合格供应商：

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~ 5 ~ 4.6.1 是指满足金光采购的指定物料和服务等的质量标准，并在价格、交付、服务等方面都符合公司要求，且经过《供应商开发及维护管理办法》审核流程确认，录入SAP 系统的供应商； 4.6.2 合格供应商名单/Approved Vendor List 指的是通过“供应商审核/Vendor Qualification”的供应商登记目录； 4.6.3 通过资质预审的供应商可以作为储备供应商进行记录，有资格在经过审批后被邀请参加竞标，在确认发生将交易时（中标）再录入主数据。 5. 间接采购供应商开发 5.1 需求确定采购经理根据成本控制、单一供应商、新工艺需求等因素，启动新供应商开发。 5.2 技术澄清会（沟通需求） 5.2.1 如下情况须由采购召集需求及相关部门在寻源或考察前就产品/服务/技术/意向价格/性能/参数/交付/特殊需求等进行技术澄清会议讨论，须达成一致并对会议记要进行签核确认，可以和供应商现场勘查合并一起进行。 1) 所有单价10 万元以上非基建类CAPEX 类采购需求； 2) 采购金额≥50 万基建类采购需求。 5.2.2 除以上之外的供应商可视情况由采购及需求部门评估确定是否召集技术澄清会议。 5.2.3 技术澄清会交付文件：附件三《技术澄清会会议记要》。 5.3 供应商寻源 5.3.1 采购经理筛选现有现有SAP 合格供应商名单，确定是否能够满足需求，采购经办或采购经理通过网络搜索、内外部客户及非关联供应商推荐、行业期刊等渠道搜寻能够满足基本需求的供应源，再从营业资格、行业资质、产品范围、技术能力、价格优势及服务水平等方面确定潜在的供应源，除原厂备件、公共事业单位如环卫等、小额零星加工供应商以外，确保3 家以上合格供应商（原厂采购除外）。若某品项为单一供应商供货时，采购部应每年度增加供应商，并将评估结果报采购总监审批。 5.3.2 采购对潜在供应源提供附件一《供应商调查表》（采购经理有职责根据采购实际需求评估是否需要提供《供应商调查表》以便审核时对供应商有更多了解）；同时在有需要保密的技术敏感度信息等被披露时提供《保密协议》 (CA)；供应商填写《供应商调查表》及《保密协议》并盖章。提供电脑及周边类产品和空调、打印机、扫描仪、复印机等通用标准办公产品的经销商或服务商可不要求提供，除非有特别要求或评估有必要，视具体情况确定。 5.3.3 在提供《供应商调查表》及《保密协议》(CA)同时，采购要求潜在供应源提供资质文件如营业执照及产品或行业许可证（许可证因行业而异）并核实其资质及内容真实性及有效性，供应商资质审核须在邀请供应商名单签批前完成并归档。在营业执照经营范围内的，若前后两次供应不同的品项或项目，则只需要补充新增加部分的相关资料，如生产许可证等，而不需要重新走所有流程。 1）仓储类供应商：须提供营业执照、不动产权证（自有，如为租赁，则提供租房合同）复印件、消防验收报告，并在实地考察时核实原件；同等条件下，优先选择钢混结构、消防系统充足有效的仓库；

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~ 6 ~ 2）物流类供应商：须提供营业执照和自有车辆行驶证、道路运输经营许可证等复印件，如需实地考察，在考察时核实原件； 3）CAPEX 及基建类供应商：须提供营业执照及产品或行业许可证（若有）和施工等级资质证书（基建类）等复印件，并在考察时核实原件及实际资质； 4）其他间接供应商：须提供营业执照及产品或行业许可证（若有）复印件； 5）全国性电商及大型商超如天猫、京东、沃尔玛、西域、震坤行等无须提供。 5.3.4 为充分了解供应商，采购可要求供应商提供公司简介、体系认证等额外非强制性补充资料。 5.3.5 如果有两家或两家以上存在关联关系的供应商被纳入合格供应商名单（例如发现两家或两家以上供应商为同一法定代表人、同一实际控制人，或者两家公司的实际控制人存在直系亲属关系等情形），需在 SAP 中作出有效标记，从而提示采购人员在挑选供应商时，避免邀请存在关联关系的非国企背景供应商参加同一项目投标。国企背景供应商参标同一项目的，需在供应商邀请签呈中充分披露并获得审批。 5.3.6 采购交付文件并归档 1) 前述资质文件； 2) 附件一《供应商调查表》； 3) 附件二《保密协议》(CA)/（有需要保密的技术敏感度信息等被披露时适用）； 4) 附件三《技术澄清会议纪要》（如有）； 5) 附件四《金光集团采购职业道德守则》； 6) 国家企业信用信息公示系统或天眼查查询结果。 5.4 供应商实地考察 5.4.1 采购在收到潜在供应商填写的《供应商调查表》及相关资质文档，与需求部门沟通后确定供应商是否需要实地考察及考察时间。 5.4.2 如确定需要现场考察，但有特殊原因不能进行的，需在邀请名单审批时披露原因和情况以备审批人审核，各审批人可以提出新供应商是否考察，OA 供应商创建不作为邀请名单审批时的必要条件，只有发生交易（中标）的供应商才需要创建供应商主数据。但如果需要对新供应商进行考察，需要在QCF 审批前须完成，采购订单下达前须完成供应商开发和注册的所有流程。 5.4.3 《财富》世界500 强企业、上市公司、大型央企、国企、地方知名企业、行业排名前三、关联企业等供应商，经采购部及需求部门评估后可以不做现场考察。 5.4.4 考察规范及重点注意事项说明。 5.4.4.1 仓储类供应商 1) 仓储类供应商都需要实地考察，需求部门及采购部现场考察时应采用记录及拍照方式，照片应避免无法区分场地、场所的情况，并将文档保存到合同期结束后至少2 年。现场考察需确认业主/出租方提供的场地是否符合储存发运的要求以及在资质方面是否符合出租的法律主体资格等；

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~ 7 ~ 2) 对潜在供应商的现场考察须由需求部门和采购共同进行。资质核查由需求部门或采购经理负责核查，当不确定资质是否真实有效或者其他特殊情况时，寻求本部门上级主管、需求部门主管及法务协助确认； 3) 资质实地核查重点为营业执照、不动产权证原件、合同（转租适用）、业主同意转租证明（转租适用）、竣工验收备案、消防备案； 4) 现场核查重点为周围环境是否有化工等污染、污水处理设施、是否符合法规要求、库房结构及照明是否满足食品安全要求、厂区设施是否配置红线图、消防设施是否完备并点检合格、卫生环境、虫害防治措施及制度等对食品存储是否有安全隐患等方面； 5) 须尽量选择租赁仓库类供应商（以租赁仓库为主营业务），而非工业类仓储供应商；如选用非仓库类物业单位的，应在供应商邀请名单中充分披露，获得审批人批准； 6) 资料提供：考察人员提供以上资质证明资料复印件并查验原件、现场拍照照片及评核查检表结果。 5.4.4.2 物流运输类供应商 1) 物流类供应商经过需求部门和采购评估（实缴资本、业绩、自有车辆、保险）是否需要进行实地考察并如实记录；特油业务涉及物流承运商仅需提供资质文件，不需要实地考察； 2) 资质核查由寻源人员或采购经理负责核查，当不确定资质真实性等特殊情况时寻求本部门上级主管、需求部门主管及法务协助确认； 3) 资质核查重点为营业执照、道路运输许可证、车辆行驶证； 4) 现场考察重点为是否配备TMS 系统（运输管理系统）、司机人员数据库状况、现有客户的业务量大小、是否有或主要为拼车零担运输、自有车挂靠状况等，可现场查验发票及合同等进行真伪查证，并确认现场接单、排班及业务操作流程管理状况等，并对供应商场所、能证明运营能力的车辆、系统、单据等进行拍照。供应商现场照片应避免无法区分场地、厂房的情况； 5) 资料提供：考察人员提供以上资质证明资料复印件并查验原件、现场拍照照片及现场考察报告。 5.4.4.3 CAPEX 类供应商 1) 采购金额≥10 万由采购经理和需求部门总监或其指定人员负责供应商实地考察；合同采购金额＜10 万的不必进行实地考察，但累计结算金额≥10 万的，由采购经理和需求部门总监或其指定人员负责供应商实地考察；若为IC 批准项目，则BPC 须参与实地考察；如对于提供电脑及周边类产品和空调、打印机、扫描仪、复印机等通用标准办公产品的经销商或服务商不必进行考察，有特别要求或评估有必要的，视具体需求及产品类别确定； 2) 现场考察时应采用记录及拍照方式，并将文档保存到质保期满后至少2 年； 3) 资质核查重点为营业执照及所购买产品行业许可证；

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~ 8 ~ 4) 现场考察重点为：公司规模、组织架构，技术能力、加工设备、质量管理体系，原材料采购管理，5S 管理，产品性能指标、外协配套件的种类及管理，应用或工程业绩案例，售前及售后服务、交付周期、特殊需求满足、意向成交价格摸底等； 5) 需要在需求部门及供应商沟通技术澄清完成后再进行考察； 6) 资料提供：考察人员提供以上资质证明资料复印件并查验原件、现场拍照照片及现场考察报告。 5.4.4.4 基建类供应商 1) 基建类采购金额≥50 万供应商都需要实地考察，现场考察时尽可能采用记录及拍照方式； 2) 考察由采购经理及需求部门总监或其指定人员一起考察，若为I/C 批准项目，BPC 须参加实地考察； 3) 资质核查重点为集团营业执照、设计资质、建筑施工资质、安全生产许可证等； 4) 现场考察重点或要求为： a) 资质证件原件 b) 公司成立需满3 年以上 c) 设计、概算完成且公司内部需求澄清后再做供应商实地考察 d) 项目经理须要有授权委托书 e) 现场施工张贴项目公示牌拍照。 5.4.4.5 其余间接采购供应商 1) 单次采购金额≥20 万、年采购金额≥100 万以及预付款≥10 万以上供应商必须实地考察；未进行实地考察的，但需要确认营业执照、所购买产品行业许可证等资质， ISO 管理认证（若有）； 2) 如果采购品项和初始采购要求不同，则需要重新进行供应商审核流程； 3) 对于咨询、设计制作、广告代理、培训、会展、酒店会议、市场调查、公关策划、促销活动执行、礼品等行销市场类需求以及IT 类需求一般不作实地考察，除非有特别要求或需求。 5.4.5 考察结束后3 个工作日内，须填写附件六《供应商实地考察综合评估报告》并签核评估意见包括考察其资质、规模、财务能力、质量管理、售后服务、合规性、成本控制、现场管理、合作意愿及长期合作潜力具体情况及结论以确定该供应商是否通过考察。采购应通过一切合理方式排查供应商串标、围标等损害公司利益的行为，包括：供应商负责人、实际控制人是否为同一人，是否为关联企业、通讯方式（邮箱、电话号码）是否一致。采购应通过一切合理方式排查供应商提供资格证书不实的情况，包括：提供已经过期的、伪造变造的证书等。 5.4.6 参与考察人员交付文件：
1）各类别所述适用的部分（现场核实的照片、书面记录及供应商提供的文档等）； 2）附件六《供应商实地考察综合评估报告》。 5.4.7 全国性电商及大型商超如天猫、京东、沃尔玛、西域、震坤行等无须现场考察。

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~ 9 ~ 6. 供应商注册审核及信息维护 6.1 间接物料供应商在SAP 创建所需资料（OA 线上审核，线下归档，参考附件） 1) 附件一《供应商调查表》（需盖章）及附件六《供应商实地考察综合评估报告》（6.4.1 所述适用时为必须，采购上传）； 2) 附件二《保密协议》（CA）（需盖章，有需要技术敏感度信息披露的适用情况时为必须，采购上传）； 3) 附件四《金光集团采购职业道德守则》需盖章； 4) 供应商资质证明文件，如营业执照及行业许可证（行业及产品许可证因行业而不同），（必须，采购上传）； 5) 全国性电商及大型商超无需提供，如天猫、京东商城、沃尔玛、西域、震坤行等；
6) 5.4.4 所述各类别适用的部分（如现场核实的照片、书面记录及供应商提供的文档等）； 7) 其它认证及非强制性需求文档（若有则为必须，采购上传，如ISO 系列认证、GB/T 系列认证、其它认证、供应商简介、相关考察及索取文档等）（若有则提供，采购上传）； 8) 附件五《供应商注册及维护信息表》（必须，采购上传）。 6.2 间接物料供应商变更所需资料（OA 线上审核，线下归档，参考附件） 1) 名称变更 a) 由国家工商部门批准的变更名称后的新营业执照（必须，采购上传）； b) 工商部门核准的更名核准文件（可选，必须，函件须盖供应商有效公章，采购上传）； c) 法务确认可以变更的邮件确认或在线审核（必须，确认合同主体变更无法律风险）； d) 附件四《金光集团采购职业道德守则》（需盖章）； e) 天眼查报告或国家企业信用信息公示系统查询结果。 2) 基础信息变更（财务信息如账号变更须收到供应商盖章后的正式通知函方可有效） a) 供应商盖章的变更通知函（必须，采购上传，付款账号及开户行变更适用）。 6.3 供应商取消/冻结停用所需资料（OA 线上审核） 1) 供应商取消/冻结分为直接取消/冻结和采购冻结两类，直接取消/冻结意思是无任何财务未结算可以直接申请冻结，采购冻结是指有财务未结算款先申请冻结而不能继续下采购订单； 2) 供应商如无未结款项，直接线上进行OA 申请取消/冻结； 3) 供应商如有未结款项，线上申请采购冻结，在财务尾款结算完成后，即刻申请取消/冻结； 4) 各区域采购在冻结申请前须确认其他区域是否有该供应商的财务未结算款项； 5) IT协助提供可查询供应商是否取消/冻结状态，采购部门每季度进行供应商取消/冻结的检查。 6.4 供应商停用后解冻所需资料（OA 线上审核，线下归档，参考附件） 1) 在Helpdesk 于SAP 中完成系统停用、封存或标识后，被取消资格的供应商，因各种原因需要恢复供应商资格时，采购须在OA 提出解冻申请并按新供应商开发流程进行审核，经审核同意后方可解冻使用； 2) 附件五《供应商注册及维护信息表》（必须，采购上传）； 3) 黑名单上被冻结的供应商不可以解冻重新启用；

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~ 10 ~ 4) 如果36 个月未合作过的系统供应商，恢复合作需要重新审核供应商资质，并在供应商邀请审批中披露该信息已确定是否需要实地考察。 6.5 供应商信息维护在OA 各职能审核通过后， IT 在SAP 进行创建、扩展、变更、取消/冻结（含采购冻结）、解冻等作业。采购部合作的供应商所有资质、认证、报告及相关回传文件须盖有公章以确保法律效力，具有时效性的认证须在有效期内。

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流程图 7.1 供应商开发流程图

操作流程部门内容相关表单需求部门只有审批通过的采购需求才可执行采购采购部/需求部门就各部门所关注事项进行技术澄清并达成一致采购部寻源并筛选潜在供应商采购部要求厂商提供供应商调查表、资质证明文件；同时释放CA并要求填写盖章后回传，采购初审厂商资质。采购部/需求部门由采购部、需求部门根据采购标的及供应商实力等因素综合评估确定是否对供应商进行实地考察采购部 OA中线上申请在SAP对供应商进行建档并上传附件 IT 根据供应商注册及维护信息表信息，在 SAP中建档开始采购需求通过审批技术澄清寻找潜在供应商释放CA，索取并审核供应商资质及调查表审核是否通过申请供应商建档在SAP中建档技术澄清会议纪要实地考察是否进行实地考察结束供应商调查表 CA 资质证明文件实地考察评估报告供应商注册及维护信息表是否中标 Y N N N Y Y

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~ 12 ~ 7.2 供应商维护流程图

操作流程部门内容相关表单采购部结合实际情况，判断供应商信息是否需要维护及维护类别采购部供应商如有未结清款项，维护类别为采购冻结财务部按照合同约定进行付款采购部财务尾款结算完成后，维护类别为取消/ 冻结开始供应商变更需求产生审核是否通过在SAP中做修改是否冻结是否有未结算款项尾款结算采购冻结填写供应商注册及维护信息表，并提交OA 结束 Y Y N N Y N 供应商注册及维护信息表

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~ 13 ~ 8. 解释与生效 8.1 本文件自颁布之日起生效，员工需严格遵守公司制度流程的要求，否则将根据公司《员工手册》的相关规定予以处分。 8.2 采购部负责本流程的解释。 9. 附件
附件一《供应商调查表》附件二《保密协议》附件三《技术澄清会会议纪要》附件四《金光集团采购职业道德守则》附件五《供应商注册及维护信息表》附件六《供应商实地考察综合评估报告》