DSC BPC P 001 文件管理政策 Documentation Governance Policy
24 November 2015¶
| Name | Designation | Date | Signature | |
| Prepared by: | Angie Xu | China Food BPC Director | 2311三2015 | Auglexn |
| Approved by: | John Tan | China CFO | 2015101/23 | 2 |
| Approved by: | Christina Li | China BPC Head | 2215111123 | 王 |
| Approved by: | Jerry Zhou | China Food CEO | 10v5/1/4 |
此文件为新加坡总部发布的DSC-BPC-P-001 Documentation Governance Policy/并于2015年8月25日生效；
BPC将文档翻译成中文并根据中国的情况做了一定更新。
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 1 of 12 |
目录¶
第一部分 文件管理概况
1.1 目的
1.2 范围
1.3 文件标准内容
第二部分 角色和职责
2.1 权限核决表
2.2 文件控制
2.2.1 文件存储
2.2.2 版本控制
2.2.3 定期回顾
第三部分 文件代码规则指引附录 A: 区域代码附录 B: 业务功能代码附录 C: 文件类型代码
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 2 of 12 |
批准人
| 批准人 | Name姓名 | Position职位 | Signature签名 | Date日期 |
文件控制
| 流程负责人 | 姓名，职位 |
| 审阅人 | 姓名，职位 |
修订历史¶
| 日期 | 修订目录 | 修订描述 | 批准人 |
| DD/MM/YYYY | 新发行政策 | 使DS的文档格式和内容标准化 | DS管理层 |
| 修订政策 | 使文档的内容更合理化 | DS管理层 |
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 3 of 12 |
第一部分 文件管控概览¶
1.1 目的¶
这项政策制定了 Downstream 文档的统一标准，使文件管理具有一致性，明确文件管理中责任人各自的角色。这一政策的标准模板包含在附件中，对所有 3 级文档提供了基础的纲要和内容。
1.2 范围¶
此文档管理政策应适用于1 级，2 级和3 级文档：
一级：公司政策
二级：标准操作流程（SOP）
三级：工作指引
1.3 文件结构¶
文档将分为以下结构：1 级，2 级和 3 级如下图 1 所示。
图表-1：一层，二层，三层文件结构
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 4 of 12 |
1.4 文件标准内容¶
1.4.1 政策¶
政策应包括：
概述
目的
范围和/或覆盖区域（哪些在范围内和哪些不在范围内）
角色和责任
指导方针/管理原则/适用商业规则
如果适用,框架和模板可给予业务单位相应指引
1.4.2 标准操作流程¶
标准操作流程应包括：
目标/流程的目的
流程从哪里开始到哪里结束
任务执行的逻辑顺序，工作流描述
清楚地阐述谁做什么，什么时候以及如何做
包括在附件中的流程图（如需要）；流程图对应每一步业务活动；
1.4.3 工作指引¶
工作指引应使用简单和易懂的语言，包括照片来辅助解释；工作指引应包括：
变化的动因
每一步操作流程
描述
可交付的结果（产出）
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 5 of 12 |
第二部分 角色和职责¶
2.1 权限核决表¶
以下 RACI(Responsible, Accountable, Consulted, Informed)表概述了文件所属人及管理 ：
R 代表的是责任人- 完成任务的人；这个角色也包括支持，即提供完成任务的资源；
A 代表的是批准决策人- 对于责任人负责授权或指导；
C 代表的是咨询者 - 寻求这些人的意见；双向交流。
I 代表的是知会人-对这些人报告进展；单向交流。
| Activity | 流程负责人e.g.财务经理/仓储物流经理 | BP&C团队 | 其他相关部门 | 事业部职能部门负责人e.g.贸易总监,运营总监,市场营销总监 | 事业部高级管理层e.g.事业部首席执行官,首席财务官 | 全球 DS 管理层e.g. DSCEO,CFO,DS 运营主席 |
| Level 1(政策) | ||||||
| 需要识别和创建文档 | · RA | · A | · C | · I | ： | · |
| 定义主要/次要的更改需求 | · RA | · A | C | · 1 | · | ： |
| 版本和修订控制 | ： R | · A | · | ： | · | ： |
| 文件审批 | · R | · I | · | · | · A | · A(按需) |
| 提供文件的广泛推广/培训 | · R,A | · I | ： I | · I | · | · |
| 定期回顾 (每3年) | · RA | · A | · | · | · c,I | ： |
| 移除过期文件 | · R,A | · A | · I | · 1 | · | · |
| 维护已创建的目录文件 | · R | · A | · | · | · | · |
| Level 2&3(SOP&WI) | ||||||
| 需要识别和创建文档 | · R,A | · A | · C | · 1 | · | · |
| 定义主要/次要的更改需求 | · R,A | · A | · C | · I | ： | · |
| 版本和修订控制 | · R | · A | · | · | · | ： |
| 文件审批 | · R | · I | · | · A | · I | · |
| 提供文件的广泛推广/培训 | · R,A | · I | · I | · I | · | · |
| 定期回顾（每2年） | · R,A | · A | · | · C,I | · | · |
| 移除过期文件 | · R,A | · A | · I | · I | · | · |
| 维护已创建的目录文件 | · R | · A | · | · | · | · |
图表-2：文件监管 RACI 图
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 6 of 12 |
2.2 文件控制¶
最新版本的任何文档都应该标记为“可读和可打印”。
旧版本应该清楚地标记为“可读不可打印, 替代为DD / MM / YY 的最新版本”,以确保过期的版本不再流通。
流程的责任人应维护自己责任范围内政策，流程和工作指引的清单。确保这些文档的更新来源于法规、业务需求和/或流程责任人或管理层认为必要的变更。
BP&C 将审查文档的发布。在有需要的情况下,BPC 可以咨询法律、审计、税务、财务、确保发布符合相关要求。
文件需通过正式渠道(如电子邮件,正式的培训或分享平台)经事业部责任人批准后下达给相关用户。
2.2.1 文档库¶
所有文件电子档集中储存。
打印的纸质文件可按需求来保存。
2.2.2 版本控制¶
流程负责人应确保所有修正,修改和变化充分反映在修订历史的页面。
2.2.3 定期回顾¶
确保文件保持相关,流程责任人必须使用以下指南审查文档：
第一级 (政策) 文件将每 3 年回顾一次（或者更早些，如果管理层需要）
第二级和第三级（标准操作流程和工作指引）文件将每2 年回顾一次（或者更早些，如果管理层需要）
第三部分 指导方针文档标识符¶
所有文件将遵循以下约定描述：
$$ < B A R > - < X Y Z > - < A B C > - < X X X > - < 4 # # > $$
<###> 文件序列号
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 7 of 12 |
第一级：¶
政策
举例：信用风险政策在 DS 中国将被表示为 DSH-GAR-RSK-P-001
第二级：¶
流程
举例：Oleochemicals 运营部化学品标准操作流程将被表示为 OLE-OPS-SOP-001
以前的文档发布遗留的编号系统, 暂时不需要转换为新的编号系统。为了达到实用和更新的目的,下面的指导方针应该在转换过程中使用
之前发布的政策和程序的编号暂时不需要重新按新规则编号。为了可操作性，在转换编号时请遵循以下原则：
最近发布的政策流程，将在下次更新时重编号
一级(政策)文件：在过去的 3 年内未更新, 先评估是否需要更新。如果需要,在新版本颁布时更新到最新的编号规则。
二级(流程)文件还没有在过去 2年内更新, 先评估是否需要更新。如果需要,在新版本颁布时更新到最新的编号规则。
更新版本规则：第一次发行时为 1.1 版，若第一次更新变为 2.1。
I. 附件¶
附件-A: 区域代码¶
以下政策和程序是在业务领域里已同意的使用的，可能准备用于以下 DS 业务单位内的文档标识符列表：
| 业务领域 | 描述 | 标识符<BAR> |
| 集团公司 | 覆盖集团的发行的政策和程序，或覆盖整个下游和上游的业务运营政策和程序 | CRP |
| DS总部 | 覆盖集中政策及程序发布适用于所有实体在下游的业务运作 | DSC |
| DS印尼 | 覆盖政策及程序的发行于以下业务单位：-PT SMART Tbk(downstream operations)-PT Sumber Indah Perkasa-PT Binasawit Abadi Pratama | DSI |
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 8 of 12 |
| -PT Sinarmas Bio Enery DS中国 覆盖政策及程序的发行于以下业务单位： | -PT Ivo Mas Tunggal -PT Buana Wira Lestari Mas -PT Leidong West Indonesia -PT Leidong West Indonesia | DSH |
| -Ningbo Shining gold Cereal Oil Port Co.,Ltd. -Shining Gold Foodstuffs(Ningbo) Co.,Ltd. -Zhuhai Shining Gold Oil&Fats Industry Co.,Ltd. -Sinarmas Natual Resources Foodstuff Technology(Tianjin)Co.,Ltd. -AFP International Trading(Shanghai)Co.,Ltd. -Sinarmas Natural Resources(China) Investments Co.,Ltd. -Zhuhai Huafeng Foodstuff Co.,Ltd. -Zhongshan Huifeng Food Industry (Group) Co.,Ltd. -Wuhan JinDing Foodstuff Co.,Ltd. -Huafeng Foodstuff(Xian Yang) Co.,Ltd. -Huafeng Foodstuff (Fuxin) Co.,Ltd. -Sinarmas Corporate Management(Shanghai)Co.,Ltd. -Zhuhai Huafeng Food Industry(Group) Co.,Ltd. Carton Factory -Zhuhai Huafeng Print Co.,Ltd. | ||
| 金光粮油国际 | - Zhuhai Huafeng Film Co.,Ltd. -Sinarmas Food(Shaoguan) Co.,Ltd. 覆盖政策及程序的发行于以下业务单位： -Golden Agri International Pte Ltd. -Golden Agri International (M) Trading Sdn Bhd -Golden Agri Resources (India) Pvt Ltd. -GAR Pakistan (Private) Limted -Victory Tropical Oils. Ltd. | DGA |
| 化学品 | 覆盖政策及程序的发行于以下业务单位： -PT SOCI Mas -PT Oleokimia Sejahtera Mas | OLE |
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 9 of 12 |
| -Oilqem GmbH | ||
| 金光消费品 | 覆盖政策及程序的发行于以下业务单位： | SCP |
| -PT Sinarmas Cakrawala Persada | ||
| -PT Sinarmas Distribusi Nusantara | ||
| -PT Kreasi Mas Indah | -PT Super Wahana Tehno |
Ref: DS 中国的文件编号为DSH, 包含食品业务部和粮油业务部；为了区分两个业务部的文件，我们在DSH 后加 FOD 或者 AGR；若两个业务部都覆盖则为 GAR; 例：DSH-FOD-BPC-SOP-005.
附件-B: 业务功能代码
食品事业部适用
| 职能部门 | 索引号<ABC> | 业务活动可能包括(但不限于) |
| 会计和财务 | ACC | 固定资产应付账款应收账款 |
| 人力资源部及行政 | HRD | 员工薪酬员工事务人员发展员工关系 |
| 企业事务部 | CAD | 企业事务公共关系企业形象传播 |
| 工厂运营和生产计划 | OPS | 生产生产计划工厂行政 |
| 风险管理 | RSK | 市场风险信用风险保险 |
| 法务 | LGL | 法律建议和指导文件准备包含合同审核法律事务管理 |
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 10 of 12 |
| 业务伙伴及内控部 | BPC | 内部控制政策和流程优化 |
| 内审 | IAD | 审计企业流程调查 |
| 资金管理 | TSY | 现金流预测银行事务管理运作资本监控现金池管理投资管理 |
| 业务发展及战略计划 | BDP | 发现商业机会,其中可能包括合并和收购,合资企业,新业务等战略规划 |
| 研发 | RND | 主导新产品调研推广和沟通研究活动 |
| 销售 | SAL | 包装和散装产品的销售 |
| 市场 | MKT | 包装和散装产品的市场开发和推广 |
| 通路与行销 | TMK | 包装和散装产品的通路行销 |
| 信息技术 | ITS | 信息系统的基础设施建设信息系统的支持系统集成数据/信息管理 |
| 采购 | PNP | 非贸易原料和和服务的采购招标/投标过程供应商选择比价 |
| 仓储 | WHS | 存货管理和盘点存货包括包装产品和相关原物料、耗材（例如：包材，化学物品，备品备件） |
| 物流（船运&汽运）/配送/仓储 | LOG | 供应链管理出库/入库装载 |
| 环境，健康，火灾和安全 | EHS | 持续性个人防护器具设备 |
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 11 of 12 |
| 危险废弃物管理 | ||
| 工程类 | ENG | 工厂维护（电气，机械，仪器）公用事业，例如水，电，蒸汽 |
| 项目管理 | PJT | 项目计划和管理 |
| 质量保证和认证 | QAC | 产品的质量控制和认证（散装和包装）质量投诉 |
| 委外加工 | OEM | 委外加工业务 |
| 发文 | MOM | 公司发文 |
| 政策编号 | DSC-BPC-P-1 | 文件管理政策 | 初稿发起 | BP&C Singapore |
| 发行日期 | 2015.8.25 | 编撰部门 | N/A | |
| 生效日期 | 2015.8.25 | 分类 | BP&C | |
| 版本 | 1.1 | 页数 | 12 of 12 |
附件-C: 文件类型标识符¶
以下是在政策和程序在文件类型上已同意的使用的，用于以下 DS 业务单位内的文档标识符列表：
| 级文件 | 二级文件 | 三级文件 |
| 政策-P | 标准操作流程-SOP | 工作指引-WI |